OA是一张白纸?什么鬼话...

牛透社 2016-02-26 09:27:23
编者按:在这样一个信息化时代,OA工具对于一个企业来说,几乎是必不可少的。OA强调办公的便捷方便,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,最终能提高决策效能。然而,对于企业来说如此重要的工具,在他的眼里,只是“一张白纸”!

郑长宏——这个刚毕业就进入OA领域,至今已有十余年OA工作经验的“老兵”,他对于OA的认识与我们这样的“外围人员”相比自然深刻许多。但令人吃惊的是,他多年的行业经验和个人生活与工作的经历相结合,让他对于OA的理解已经到了震撼业内技术大咖的层次。

那么,在他眼里的OA究竟是什么样呢?本期《崔牛八点半》,带您走进一个新的OA世界。

主持嘉宾:

上海万微软件科技有限公司 创始人 郑长宏

大型国有企业,金蝶软件集团从业经历

2007年第一次创业受挫2010年终止,2013年第二次创业至今,一切都是刚刚开始。

一、我的从业之路,1纸禅OA名称的来源

我毕业于江苏南京河海大学,机械电子工程专业,工学硕士学位。2000年毕业后到上海参加工作。2000年3月上班第一天接触Lotus Domino/Notes。这是我OA从业的开端。

在浦东工业技术研究院做了1年多的开发后,又在上海港务局做了2年OA维护开发工程师。2003年进入金蝶开始担任OA实施顾问,在金蝶前后呆了7个年头,都是做OA。

1纸禅这个名字第一次出现在2B微信群,或许是王甲佳先生无意中对我的评价;我觉得这个名字好极了,就用来放在群昵称的签名里了。1纸禅高度总结了我们对OA的认识。实际上,OA的实施就是在空白表单上把表格整出来就好了。

或者说:OA就是一张白纸

那么,1纸禅的“禅”字是什么意思呢?我们把针对每一种状况给出一个方法的人叫法师,针对所有状况只给出一种解决方法的称为禅师!我认为自己是OA禅师,并且是全国第一个OA禅师。

这就是“1纸禅OA”名称的来源。

二、OA应用的几个分类:电子邮件、文档和表格

1.电子邮件

如果您从事过Lotus Domino/Notes平台的工作,就很容易知道,OA是从电子邮件系统上发展出来的。

2.文档管理

文档管理,或者叫知识管理,其实就是信息分类+网页而已。假设用一栋楼来装纸质资料。信息分类就是先给大楼起个名字,然后每层楼,每个房间,每个柜子,每个抽屉,抽屉里还可以放文件夹,文件夹里才是网页。用户只需要编辑网页就可以了,剩下的都是软件的事情。至于名称是叫新闻中心、信息发布、规章制度等等,随便你怎么设置。整个楼是空的。再跳出来,就是把楼也要管理好!那就是城市了。我们可以想象在物理的世界里,把地球上所有的纸质资料用整个城市来存放。图书馆成了图书城市。在Notes系统里,整个文档管理只要做一个空模板就可以了。这相当于一个完全空的房间,用户自己搭积木把图书城市搭出来,那么我们只需要做好菜单的分类导航,链接到各个空房间就可以了。

在这里,我觉得称其为“表格”,比“工作流”更为合适。

首先看一个OA系统中的流程图。

这是2012年我在一个系统后台截的工作流引擎图片,这也是我要说的“有为法”。这个系统管理员是我这些年里面遇到的最聪明的管理员。

试问,假设这个管理员离职找人来接手,要花费多么大的精力才能学会这样的管理?

这个所谓的工作流引擎做出来的流程管理太过复杂,我认为这样是行不通的,中国特色更不行!在我看来,这是给机器看的图,而不是给人看的。

接下来就是“无为法”。

流程已经在那个表格上都分出来了,工作流就是表格,刚刚的文档管理的网页上真是白纸,而工作流的表格上只不过在其中画上了相对固定的格子。做一个模板库,这个模板库已经将空白纸流转起来(见下文),这可以定义一个基本的模板表格,包含表头,表体(带附件功能),后面是审批步骤。表头是固定的,每个表格都有,比如:主题、作者、日期、部门、细类。这些标题都是变量,是通过中间简要表文件配置的,在新建流程文档的时候拷贝到表单上而已。

表体部分和审批步骤部分都多做一些,需要多少就开放多少,其余的部分自动隐藏起来,标题也是配置。管理员通过配置中间简要表就修改了“表格”,而且边用边改,毫不影响!用户启动表格的时候读中间简要表。配置改了,表格就改了,流程就改了。

其实功能最强的表格就是Excel,可惜很多OA平台上不能直接集成Excel。所以王甲佳先生给我推荐Excel Server这款软件的时候,我无比兴奋。所有的原来我在Domino平台上不能很好作出来的流程表格,似乎都有可能实现了。在Notes平台上,工作流也做成一个模板.nsf文件。实施的时候就像母鸡下蛋,一个一个拷贝这个.nsf文件,修改中间简要表配置文件,一个一个流程就做完了。我最多的时候2天做了75个流程(一个人完成这样的工作量,其实是非常累的。如果算成75个流程来算报酬,那报酬少得可怜,如果按2个劳力工作日来算,那报酬就算颇丰!)。

其实把工作流和文档管理做成一个模板也可以,上面做个开关选择一下就可以了,再把电子邮件也做进来。其实OA软件应用,就是一个.nsf文件。有牛人就能直接在Notes系统上开发修改邮件模板.ntf文件,加上两个选项开关,使其实现文档管理和流程管理。这样一来,OA里面真正的核心应用就做好啦!外面再加上门户展现,菜单定义,权限设置功能。OA软件的系统管理员端也就做完了。

这是模板表单。没有一个字!全部是变量。

三、1纸禅OA的理论框图,动态权限控制的模型

无为是一切为,没有流程就是一切流程,流程无处不在

工作流只有两个状态:未结束、已结束。这和截拳道徽标一样。

往里深一层,则是用7个角色定义动态权限,管理动态权限。当前用户是7个角色中的一个角色。

这张图上,只需要做三个按钮,就能让白纸跑起来

这时候,有权限的用户对“表单”的操作是完全自由的;犹如纸质环境。不过所有的操作过程,对表单内容的修改都是实时记录清楚的。而且这个记录直接就在顶端的按钮上,点出来就能看到。好比方向盘在司机的手上,驾驶员可以随心所欲地开车,但是有严格的监控。在OA的表单上,其实我们可以做到完全的监控。就是每一个步骤的流转,每一个字段内容的修改都是可以扑捉到的,word附件内容的修改也是可以跟踪的。

四、我的创业之路

简单总结一下我多年的创业之路:荆棘坎坷、万丈深渊;战胜魔考,涅磐重生。学道悟道,无怨无悔;庄严自性,极乐人生!

(1)我在2007年开始尝试创业,用了半年的时间把OA中余留的实施问题解决了。看上去OA再也不需要实施了。

(2)2003年1年——2004年1月——2005年1周——2006年1天——2007年1小时——2008年1刻钟。我对OA实施的能力像滚雪球一样快速进步。如今,云时代,用户对OA的实施要求应该是1分钟SaaS和移动化OA应该是1分钟实施完成。

(3)2009年,我经历了一次生命魔考!患上重病后,经历九死一生,最终成功摆脱病魔。这时候发现自己在以前8年的OA职业道路上,莫名其妙地就是坚持用了老子道德经文化的思想。

2009年1月13号中山医院出院

2013年高中同学毕业20年聚会抓拍

(4)我自己的第一家公司叫上海悠可软件有限公司,后来改名成上海一可软件科技有限公司。(一可:得道抱一,可传天下!)。后来因身体原因被迫关闭。2013年重新注册上海万微软件科技有限公司。这个名字是在一堆名字里面“查名”查出来的。道可道,非常道;名可名,非常名。非要给万微做个解释的话那就是:三生万物,道心惟微!我用了几年的时间整理自己的资料,并做了一个公司网站和一个学用道德经的网站,偶尔受邀做道德经演讲,还通过崔牛会中的展示互动软件网络直播学用道德经课程。

五、无为而治的CMS(内容管理系统)应用实践

微博、朋友圈对信息管理结构太浅,不能满足真正的需求。在知识爆炸时代,我们需要一座无形的信息“金茂大厦”。

2010年,我在修养身体的过程中,结缘道德经老师。他们天真地认为我会做网站,所以我就找了CMS软件中的Jomula软件开始设计网页。然而这个软件,面上很好看,里面还是不好用。

2013年,我充分结合和发挥Domino平台的特长,设计了自己的CMS模块

整个网页上还是一个字也没有,就是一张白纸,只是通过一个中间的简要表配置出前端的样子来。有15个块,9个Info块,6个Link块。

这个CMS模块的每个设计步骤也是道德经文化思想的体现。全部是空的,前端没有一个字,是一张真正空白的无形的纸。

工作流共模板,当步骤无,有流程之用;凿OA以为器,当其无,有CMS之用!一切贤圣皆以无为法而有差别,无为成了!

六、1纸禅OA的移动化和Saas化

这一套工具和方法如果进行移动化和SaaS化将会造福更多的人,这是在技术手段上需要改进的地方。我也期待能和业内更多优秀创业者们合作。

崔牛互动问答

刘卫民:您能把domino用得如此极致,我非常佩服。我想了解一下,这种快速的实施方法,对于复杂的需求,如字段的只读、隐藏、不同权限对应的不同显示界面,包括不同表单间的字段逻辑映射流转,容易处理吗?

郑长宏 :这些表单上特殊要求可定要定制的。Domino其实也是个工具,如果有人真的到了已经炉火纯青的地步,很容易移植到任何平台上。只是,我还没找到这样的人出现。虽说Domino现在用的人很少,钻研的人也少,但事实上,即使我一开始就用别的平台,我也会这么做的。

金山万勇:如果涉及到业务逻辑的一些流程,俗称BPM的,可以适用吗?

郑长宏:BPM是不是和OA里的工作流引擎一样呢?我觉得这会把问题变得特别复杂!流程步骤简化掉,表单上的字段、数据逻辑是另一回事。

王昊:随着《重新定义公司》的理念开始影响着越来越多的人,“失控”在企业中愈发盛行,流程化的、控制性的OA会不会越来越不受重视?

郑长宏:其实我认为,所谓失控,是人失控。失控是未来,而现在正相反。

金山万勇:表单数据监控非常好,这需要用什么方法还是工具?

郑长宏 :监控有两方面:一是流转步骤的完全监控,二是表单字段内容修改完全监控。这个内容监控的两个函数是我自己写的javascript代码,在字段的onfocus,和onblur事件调用。

当第一个函数跟踪鼠标进去的时候,记下这个字段的值,第二个函数鼠标出来的时候,比较两个值。如果两个值一样,那就没问题;如果不一样,则修改,并记下来,缓冲一下。当整个文档存盘的时候,把修改情况倒序存到整体记录里。

模板里面每个字段都调用这两个函数。外面一层是表单流转监控,只记录这张纸从哪里到哪里,几点几分几秒,用的哪台IP地址,不做流程步骤。该给谁给谁,想给谁给谁,这两句话在软件里是一个意思。

刘卫民:如果“该给谁给谁,想给谁给谁”,这两句话在软件里是一个意思,那岂不是没有控制了,基层员工也可以直接越级和董事长交流?恐怕只有贯彻无为而治的企业更容易接受这套思路。

郑长宏:其实员工要想越级,除了软件之外,还有别的办法。看上去不控制,实际上完全监控了,这对员工要求更高。

其实您说的是实际项目中很常见的问题,是迎合所谓中层干部的合理需求做出来的,但是我们可以坚持。老实说,员工越级太容易了,至少我们能看到还有总经理信箱不是吗?

软件是管不住的,永远做不完。

金山万勇:表单数据监控非常好,这需要用什么方法还是工具?

郑长宏 :监控有两方面:一是流转步骤的完全监控,二是表单字段内容修改完全监控。这个内容监控的两个函数是我自己写的javascript代码,在字段的onfocus,和onblur事件调用。

吴奇锋:老是玩OA、工作流,你们想过员工喜欢用吗?到底解决了多少问题?真正就提高了多少生产力?提升了多少工作效率?

郑长宏:是的,我们就是把OA做回一张白纸,主动权在员工手上,一切是员工自己说了算。

另外,希望崔牛会给所有的管理软件加一个辅助两个字上去。效仿CAD:computer aided design——计算机辅助设计。其实所有管理软件都是辅助管理,辅助OA,辅助ERP,辅助BPM。

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